Politika zasebnosti podatkov

Pravica do zasebnosti je ena najpomembnejših človekovih pravic. V naši družbi se tega zelo dobro zavedamo in zato spoštujemo zasebnost naših strank ter odgovorno, skrbno in v skladu z veljavno zakonodajo ravnamo z njihovimi osebnimi podatki. Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le pooblaščenemu osebju podjetja in pogodbenim obdelovalcem, v obsegu in z namenom, ki sta strogo potrebna za nemoteno izvajanje, zagotavljanje in izpolnjevanje pravic in obveznosti, ki izhajajo iz sklenjenih pogodbenih razmerij.

Z ustreznimi ukrepi zagotavljamo, da nepooblaščene osebe ne morejo dostopati do osebnih podatkov, ščitimo njihovo zaupnost in celovitost ter preprečujemo njihovo izgubo ali nenamerno uničenje v celotnem času obdelave. Ne bomo odgovorni za morebitne "hekerske" napade na računalniški sistem!

Družba in njeni obdelovalci v celoti spoštujejo splošna načela glede obdelave osebnih podatkov, ki so:

Osebne podatke uporabnikov obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno.

Zbiramo osebne podatke za namene, ki so vnaprej določeni, jasni in zakoniti; osebnih podatkov ne obdelujemo za noben drug namen, razen v primeru obdelave za znanstvene ali zgodovinske raziskovalne namene in za statistične namene, pod določenimi pogoji.

Osebni podatki se obdelujejo v najmanjšem obsegu za namene, za katere se obdelujejo.

Zagotavljamo, da so osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in redno posodobljeni; napačni podatki se popravijo ali izbrišejo.

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Zagotavljamo ustrezno varnost osebnih podatkov, kar vključuje preprečevanje nepooblaščene ali nezakonite obdelave ter naključne izgube, uničenja ali poškodbe z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi.

1. Kontakt za zasebnost

Za vprašanja v zvezi z obdelavo in uporabo osebnih podatkov, informacije, popravke, blokiranje, izbris osebnih podatkov ali preklic soglasja za obveščanje, nas kontaktirajte na naš naslov elektronske pošte.

2. Kateri osebni podatki se zbirajo

• Osnovni osebni podatki (npr. ime in priimek);
• komunikacijski podatki (npr. naslov, elektronska pošta, telefonska številka);
• informacije o komunikaciji med podjetjem in vami; podatki o plačilu;
• kakršni koli drugi podatki, pridobljeni na podlagi soglasja.

3. Kakšne so pravne podlage za obdelavo vaših osebnih podatkov

Osebne podatke lahko obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov:

•  če je to potrebno za sklenitev in/ali izpolnitev pogodbe (prijava na dogodek, delavnico itd.)
•  če to zahteva zakon;
•  če je dano soglasje (ki ga je mogoče preklicati kadarkoli);
•  če je obdelava potrebna za zakonite interese, ki jih zasleduje podjetje ali tretja oseba.

3.1. Obdelava na podlagi sklenjene pogodbe

Podjetje obdeluje osebne podatke posameznikov za izpolnitev svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja za organizacijo dogodkov, delavnic ali drugih storitev, dogovorjenih med pogodbenimi strankami. V okviru uresničevanja pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti podjetje obdeluje osebne podatke posameznikov za naslednje namene:

• identifikacija posameznika;
• priprava ponudbe in sklenitev pogodbe;
• zagotavljanje storitev, pri čemer lahko podjetje posreduje podatke pogodbenim partnerjem, ki bodo izvedli posamezno storitev (npr. ponudnik prenočišč itd.)
• pošiljanje obvestil posameznikom glede izvajanja pogodbenega razmerja;
• obveščanje o spremembah zakonodaje na določenem področju ali spremembah prodajnih pogojev;
• izstavljanje računov;
• reševanje ugovorov ali pritožb;
• izvajanje morebitnih postopkov izterjave, prodaja terjatev;
• za druge namene, potrebne za sklenitev ali izvajanje pogodbenega razmerja.

V obsegu, ki je strogo potreben za overitev in identifikacijo transakcij, podjetje obdeluje podatke za namen priprave poročil in načrtovanja nadaljnjih aktivnosti.

Za namene organizacije dogodkov in povezanih storitev ali drugih storitev, ki jih naroči posameznik, podjetje obdeluje vse potrebne informacije. To vključuje zlasti, vendar ne izključno: ime, priimek, datum rojstva, naslov, kraj, država, telefonsko številko, elektronsko pošto itd.

Za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov ne potrebujemo izrecnega soglasja.

Na dogodkih ali delavnicah, ki so tesno povezane s fotografiranjem in objavo slik (na Facebooku, Twitterju, YouTubu in Instagramu), je navedeno, da so fotografiranje in objava slik del dogodka ali delavnice. Čeprav je fotografiranje in objava slik pogodbeno razmerje, bo podjetje vseeno pridobilo izrecno soglasje posameznika. V primeru, da izrecno soglasje za fotografiranje in objavo slik ne bo dano in podjetje ne bo moglo zagotoviti, da se posameznik ne bo pojavil na fotografiji, ima podjetje pravico zavrniti prijavo na tak dogodek ali delavnico.

Če posameznik ne posreduje vseh osebnih podatkov, ki jih podjetje potrebuje za izpolnitev pogodbenega razmerja, podjetje ne more izvesti naročila posameznika. S tem podjetje vedno pridobi in nadalje obdeluje le osebne podatke, ki so potrebni za izpolnitev pogodbenega razmerja.

3.2. Obdelava na podlagi zakona

Pravna podlaga pomeni, da podjetje obdeluje osebne podatke posameznika za izpolnitev veljavnih pravnih obveznosti, ki jih nalaga zakonodaja. V Republiki Sloveniji so pravne obveznosti za obdelavo določenih osebnih podatkov določene zlasti z:

Zakon o davku na dodano vrednost ZDDV-1;

Zakon o davčnem postopku;

Zakon o gospodarskih družbah;

Zakon o računovodstvu;

Pravila o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost;

Slovenskimi računovodskimi standardi.

Če podjetje obdeluje osebne podatke posameznika, ki je opravil nakup ali naročilo storitve prek spleta, hrani račun 10 let (prav tako podatke posameznika/kupec na računu).

3.3. Obdelava na podlagi zakonitega interesa

Podjetje lahko obdeluje podatke na podlagi zakonitega interesa, ki ga zasleduje podjetje ali tretja oseba, razen kadar so takšni interesi pretežni pred interesi ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo podatki, ki zahtevajo zaščito osebnih podatkov, zlasti kadar se podatki nanašajo na otroka. V primeru nadaljnje uporabe zbranih podatkov o posamezniku podjetje izvede oceno v skladu z Uredbo o varstvu osebnih podatkov. Takšna nadaljnja uporaba podatkov v pseudonimizirani ali agregirani obliki, na primer, predstavlja zakonito uporabo podatkov za trženje in druge poslovne ali tehnične analize podjetja.

V skladu z Uredbo o varstvu osebnih podatkov spada neposredno trženje tudi med zakonite interese. Za namene neposrednega trženja lahko podjetje brez soglasja ustvari posamezne profile na podlagi osnovnih informacij o izbranih storitvah, kot so npr. vrsta ali specifične značilnosti izbrane storitve, čas izbire ali pretekli tržni stiki s posameznikom, zlasti glede na izraženi interes ali pomanjkanje interesa za določene storitve. Takšno osnovno profiliranje nikoli ne vključuje občutljivih podatkov. Posameznik se lahko pritoži na obdelavo v skladu s svojo pravico do omejitve (točka 7.4).

Na podlagi zakonitega interesa lahko podjetje kontaktira posameznika za izboljšanje storitve ali ugotovitev njegovega zadovoljstva s storitvami, tudi kadar to ni strogo potrebno za izvajanje pogodbe. Zaradi interesa posameznikov podjetje ne kontaktira tistih posameznikov, ki so se temu pritožili.

Podjetje ima zakonit interes za ohranjanje in nadaljnjo uporabo podatkov za analize in raziskave za trženje, poslovno načrtovanje in podobne namene do poteka zakonsko predpisanega obdobja hrambe.

3.4. Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov

Izrecno soglasje je osnova za obdelavo osebnih podatkov, za katere podjetje nima pravne ali pogodbene podlage. Na primer, soglasje se lahko nanaša na:

• obveščanje o drugih ponudbah in storitvah podjetja, ki se izvajajo izključno preko komunikacijskega kanala, ki ga izbere posameznik;
• fotografiranje in snemanje dogodka ali delavnice za namen predstavitve dejavnosti podjetja ter objavo fotografij, videov in zvočnih posnetkov na spletni strani podjetja ter na profilih Facebook, Twitter, YouTube in Instagram.
• posameznik daje soglasje zase; v primeru otroka soglasje da eden od staršev ali zakoniti zastopnik.

V teh primerih se obdelava osebnih podatkov izvaja v obsegu in za namene, ki jih dovoljuje izjava posameznika in preko dogovorjenih komunikacijskih kanalov, do preklica.

Če posameznik ne soglaša z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov za enega ali več namenov, določenih v posameznem soglasju, to ne vpliva na obdelavo podatkov, ki se izvaja na podlagi drugih pravnih podlag.

Osebni podatki, zbrani na podlagi soglasja, bodo obdelani le v okviru in za namen danega soglasja ter ne bodo posredovani tretjim osebam, razen če je to izrecno navedeno v soglasju in posameznik soglaša, da se osebni podatki lahko posredujejo obdelovalcu, določenemu v soglasju.

Posameznik lahko kadarkoli prekliče soglasje za obdelavo osebnih podatkov tako, da se obrne na našo točko za varstvo podatkov (točka 8). Soglasje lahko prekliče z elektronsko pošto, posredovano na elektronski naslov.

4. Kako dolgo se hranijo osebni podatki

Osebni podatki se hranijo v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov. Hranijo se le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, ali v skladu z zakonom. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi osebnega soglasja posameznika, hranimo trajno, do preklica. Osebni podatki, ki jih obdelujemo na podlagi zakona ali pogodbenega razmerja, se hranijo toliko časa, kolikor določa zakon.

Če se podatki obdelujejo na podlagi soglasja posameznika zaradi trženja podjetja, se podatki lahko obdelujejo v potrebnem obsegu, dokler je to potrebno za takšno trženje ali storitve.

Po poteku obdobja hrambe se osebni podatki učinkovito in trajno izbrišejo ali anonimizirajo, tako da jih ni več mogoče povezati s posameznikom.

5. Kako ščitimo osebne podatke

Uporabljamo tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nezakonitim ali nepooblaščenim dostopom ali uporabo ter tudi pred nenamerno izgubo ali okvaro njihove celovitosti. Te ukrepe smo zasnovali ob upoštevanju naše IT infrastrukture, morebitnega vpliva na zasebnost posameznika in stroškov, ter v skladu z aktualnimi industrijskimi standardi in praksami. Naši pogodbeni obdelovalci bodo obdelovali vaše osebne podatke le, če se ravnajo po teh tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepih.

Ohranjanje varnosti podatkov pomeni zaščito zaupnosti, celovitosti in dostopnosti osebnih podatkov:

 – zaupnost in celovitost: osebni podatki posameznikov bodo zaščiteni pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo in pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo;

 – dostopnost: zagotovili bomo, da lahko pooblaščeni obdelovalci dostopajo do osebnih podatkov le, kadar je to potrebno.

Naši varnostni postopki vključujejo varnost dostopa, varnostne kopije, spremljanje, revizijo in vzdrževanje, upravljanje varnostnih incidentov itd.

6. Vaše možnosti in pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki

Glede na namene, za katere obdelujemo osebne podatke posameznikov, lahko te podatke razkrijemo naslednjim kategorijam obdelovalcev:

a) Znotraj podjetja, zaposlenemu.

b) Našim poslovnim partnerjem, s katerimi zahtevamo spoštovanje veljavnih zakonov in politike varstva osebnih podatkov ter da posvetijo veliko pozornosti zaupnosti osebnih podatkov:

• oglaševalskim, tržnim in promocijskim agencijam ter ponudnikom, npr. MailChimp, Google (Google – le identifikator piškotka za ponovno trženje, elektronski naslov za prikazovanje oglasov v Google AdWords, identifikator piškotka za analizo v Google Analytics; Facebook – le identifikator piškotka za ponovno trženje, elektronski naslov za prikazovanje oglasov v Facebook Custom Audiences), ki nam pomagajo izvajati in analizirati učinkovitost naših kampanj in promocij.
• podjetjem, ki izvajajo storitve za podjetje, tj. ponudnik računovodskih storitev
• fizičnim in pravnim osebam, ki so naši pogodbeni partnerji in zagotavljajo svetovalne ali posamezne storitve za podjetje z namenom izvajanja pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom (npr. partnerske agencije, hoteli, letalske družbe, prevozniki itd.);

c) Drugim tretjim osebam, kadar to zahteva zakon ali je pravno zahtevano za zaščito:

• podjetja (spoštovanje zakonov, zahtev organov, sodnih odredb, pravnih postopkov, obveznosti poročanja in obveznosti obveščanja organov itd.), preverjanje ali uveljavljanje skladnosti s politiko podjetja in dogovori;
• pravic, premoženja ali varnosti podjetja in/ali njegovih strank v zvezi s korporativnimi transakcijami: v okviru prenosa ali razpolaganja z vsem ali delom svojega poslovanja ali drugače v povezavi z združitvami, konsolidacijami, spremembami nadzora, reorganizacijo podjetja.

Naši poslovni partnerji, navedeni zgoraj pod točko b), lahko obdelujejo osebne podatke posameznikov le v okviru naših navodil in ne smejo uporabljati osebnih podatkov za uresničevanje svojih interesov. Vsak posameznik se mora zavedati, da lahko obdelovalci, navedeni v točkah b) in c) zgoraj, zlasti ponudniki storitev, ki ponujajo storitve v okviru aplikacij in/ali preko svojih kanalov, ločeno zbirajo vaše osebne podatke. V tem primeru so izključno odgovorni za njihovo obvladovanje, njihovo sodelovanje s posamezniki pa mora potekati v skladu z njihovimi pogoji.

6.1. Pravica do dostopa do podatkov

Vsak posameznik se lahko obrne na nas na elektronski naslov pod točko 1, da izve, katere osebne podatke obdelujemo. Vsak posameznik ima pravico do dostopa do osebnih podatkov in dodatnih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, vključno z:

• namenom obdelave;
• kategorijami osebnih podatkov;
• uporabniki in pravnimi osebami, katerim so bili osebni podatki razkriti ali bodo razkriti;
• ko je mogoče, ocenjenim obdobjem hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merili, uporabljenimi za določitev obdobja hrambe;
• obstojem pravice zahtevati od upravljavca, da popravi ali izbriše osebne podatke ali omeji osebne podatke v zvezi s posameznikom, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali obstojem pravice do ugovora proti takšni obdelavi;
• pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
• ko osebni podatki niso zbrani od posameznika, so zbrani vsi razpoložljivi podatki v zvezi z njihovim virom.

6.2. Pravica do popravka

Če posameznik ugotovi kakršno koli napako v svojih osebnih podatkih ali če ugotovi, da so ti podatki nepopolni ali napačni, lahko od podjetja zahteva, da brez nepotrebnega odlašanja popravi ali dopolni netočne ali nepopolne osebne podatke.

6.3. Pravica do izbrisa

Posameznik lahko zahteva, da se njegovi osebni podatki brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo. Podjetje je dolžno izbrisati osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja:

• ko osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali drugače obdelani;
• če posameznik prekliče soglasje, ki je osnova za obdelavo osebnih podatkov, in če ni druge pravne podlage za obdelavo.
• če posameznik ugovarja obdelavi na podlagi zakonitega interesa podjetja, pri čemer ni prevladujočih pravnih razlogov za obdelavo osebnih podatkov;
• če posameznik ugovarja obdelavi za namene neposrednega trženja;
• ko je treba osebne podatke izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu z zakonodajo EU ali slovenskim pravnim redom;
• v primeru podatkov, ki so bili nepravilno zbrani od mladoletnika za uporabo v informacijski družbi, ki po veljavnem zakonu ne more posredovati takšnih podatkov (razen v nekaterih primerih, na primer, za dokazovanje transakcije ali če to zahteva zakon).

6.4. Pravica do omejitve

Vsak posameznik lahko zahteva omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kadar:

• izziva pravilnost podatkov, za obdobje, ki omogoča podjetju, da preveri pravilnost osebnih podatkov;
• je obdelava nezakonita, in posameznik ugovarja izbrisu osebnih podatkov in namesto tega zahteva, da se njihova uporaba omeji;
• podjetje ne potrebuje več osebnih podatkov za namene obdelave, vendar jih posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, potrebuje za uveljavitev, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• je posameznik vložil ugovor glede obdelave, dokler se ne preveri, ali prevladujejo zakoniti razlogi podjetja nad razlogi posameznika.

6.5. Pravica do prenosljivosti podatkov

Vsak posameznik ima pravico prejeti osebne podatke, ki se nanašajo nanj, ki jih je posredoval podjetju, v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ter ima pravico te podatke prenesti drugemu upravljavcu brez ovir s strani podjetja, kjer je obdelava temelji na soglasju ali na pogodbi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

6.6. Pravica do ugovora

Na podlagi razlogov, povezanih z njihovimi posebnimi okoliščinami, ima vsak posameznik pravico kadarkoli ugovarjati obdelavi svojih osebnih podatkov na podlagi zakonitih interesov, ki jih zasleduje podjetje ali tretja oseba. V tem primeru podjetje preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, ali za uveljavitev ali obrambo pravnih zahtevkov. Ko se osebni podatki obdelujejo za namen neposrednega trženja, ima vsak posameznik pravico kadarkoli ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, za namene takega trženja, vključno s profiliranjem, če se to nanaša na takšno neposredno trženje. Če je neposredno trženje osnovano na soglasju, se pravica do ugovora lahko uveljavlja s preklicem danega soglasja.

7. Koga lahko kontaktiram, če imam vprašanja v zvezi s svojimi osebnimi podatki

Organizirali smo kontaktno točko, ki bo odgovorila na vaša vprašanja ali zahteve v zvezi z vašimi osebnimi podatki (in njihovo obdelavo) ter uresničevanjem vaših pravic. Lahko nam pošljete elektronsko pošto na naslov pod točko 1.

Za namen zanesljive identifikacije pri uresničevanju pravic, povezanih z osebnimi podatki, lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, in lahko zavrnemo ukrepanje le, če dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

8. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Vsakdo ima pravico vložiti pritožbo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Pritožbe je treba poslati na naš elektronski naslov. Prav tako imate pravico vložiti pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava osebnih podatkov, povezanih z vami, krši slovenske ali EU predpise o varstvu osebnih podatkov. Če ste uresničili pravico do dostopa do podatkov in po prejemu odločitve menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko v 15 dneh vložite utemeljeno pritožbo podjetju, preden vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu. Podjetje bo o pritožbi odločilo kot o novem zahtevku, v petih delovnih dneh po prejemu.