GDPR

Pravica do zasebnosti je ena najpomembnejših človekovih pravic. V podjetju HUD d.o.o., ki ga bomo v nadaljevanju imenovali Podjetje, se tega zelo dobro zavedamo in zato spoštujemo zasebnost naših strank ter odgovorno, skrbno in v skladu z veljavno zakonodajo ravnamo z njihovimi osebnimi podatki. Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le pooblaščenemu osebju podjetja in pogodbenim obdelovalcem, v obsegu in z namenom, ki sta strogo potrebna za nemoteno izvajanje, zagotavljanje in izpolnjevanje pravic in obveznosti, ki izhajajo iz sklenjenih pogodbenih razmerij.

Z ustreznimi ukrepi zagotavljamo, da do osebnih podatkov nimajo dostopa nepooblaščene osebe, varujemo njihovo zaupnost in celovitost ter preprečujemo njihovo izgubo ali nenamerno uničenje v celotnem času obdelave. Ne bomo odgovarjali za morebitno "hekanje" v računalniški sistem!

Podjetje in njegovi obdelovalci v celoti spoštujejo splošna načela glede obdelave osebnih podatkov, ki so:

Osebne podatke obdelujemo zakonito, pošteno in pregledno.
Zbiramo osebne podatke za vnaprej določene, jasne in zakonite namene; osebnih podatkov ne obdelujemo za noben drug namen, razen v primeru obdelave za znanstvene ali zgodovinske raziskave in za statistične namene, pod določenimi pogoji.
Osebni podatki se obdelujejo v najmanjšem obsegu za namene, za katere se obdelujejo.
Zagotavljamo, da so osebni podatki, ki jih obdelujemo, točni in redno posodobljeni; napačni podatki se popravijo ali izbrišejo.
Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.
Zagotavljamo ustrezno varnost osebnih podatkov, kar vključuje preprečevanje nepooblaščene ali nezakonite obdelave ter naključne izgube, uničenja ali poškodbe z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi.

1. Kontakt za zasebnost

Za vprašanja, povezana z obdelavo in uporabo osebnih podatkov, informacije, popravke, blokiranje, brisanje osebnih podatkov ali preklic soglasja za obveščanje, se obrnite na nas na našo uradno e-poštni naslov, naveden na naši spletni strani.

2. Kateri osebni podatki se zbirajo

– Osnovni osebni podatki (npr. ime in priimek);
– komunikacijski podatki (npr. naslov, elektronska pošta, telefonska številka);
– informacije o komunikaciji med podjetjem in vami; podatki o plačilih;
– vsi drugi podatki, pridobljeni na podlagi soglasja.

3. Kakšne so pravne podlage za obdelavo vaših osebnih podatkov

Osebne podatke lahko obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov:

 – če je to potrebno za sklenitev in/ali izpolnitev pogodbe (prijava na dogodek, delavnico itd.)
 – če to zahteva zakon;
 – če je dano soglasje (ki ga lahko kadar koli prekličete);
 – če je obdelava potrebna za zakonite interese, ki jih zasleduje podjetje ali tretja oseba.

3.1. Obdelava na podlagi sklenjene pogodbe

Podjetje obdeluje osebne podatke posameznikov za izpolnitev svojih obveznosti iz pogodbenega razmerja za organizacijo dogodkov, delavnic ali drugih storitev, dogovorjenih med pogodbenima strankama. V okviru uresničevanja pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti podjetje obdeluje osebne podatke posameznikov za naslednje namene:

 – identifikacija posameznika;
 – priprava ponudbe in sklenitev pogodbe;
 – zagotavljanje storitev, pri čemer lahko podjetje posreduje podatke pogodbenim partnerjem, ki bodo izvajali posamezno storitev (npr. ponudnik prenočišč itd.)
 – pošiljanje obvestil posameznikom v zvezi z izvajanjem pogodbenega razmerja;
 – obveščanje o spremembah v zakonodaji na določenem področju ali spremembah v prodajnih pogojih;
 – fakturiranje storitev;
 – reševanje pritožb ali reklamacij;
 – izvajanje vseh postopkov izterjave, prodaja terjatev;
 – za druge namene, potrebne za sklenitev ali izvajanje pogodbenega razmerja.

V obsegu, ki je strogo potreben za avtentikacijo in identifikacijo transakcij, podjetje obdeluje podatke za pripravo poročil in načrtovanje nadaljnjih aktivnosti.

Za namene organizacije dogodkov in povezanih storitev ali drugih storitev, ki jih naroči posameznik, podjetje obdeluje vse potrebne informacije. To vključuje zlasti, a ne izključno: ime, priimek, datum rojstva, naslov, kraj, država, telefonsko številko, elektronski naslov itd.

Za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov ne potrebujemo izrecnega soglasja.

Na dogodkih ali delavnicah, ki so tesno povezani s fotografiranjem in objavo slik (na Facebooku, Twitterju, YouTubu in Instagramu), se šteje, da je fotografiranje in objava slik del dogodka ali delavnice. Kljub temu, da je fotografiranje in objava slik pogodbeno razmerje, bo podjetje še vedno pridobilo izrecno soglasje posameznika. V primeru, da izrecno soglasje za fotografiranje in objavo slik ne bo dano in podjetje ne bo moglo zagotoviti, da posameznik ne bo na fotografiji, je podjetje upravičeno zavrniti prijavo na tak dogodek ali delavnico.

Če posameznik ne posreduje vseh osebnih podatkov, ki jih podjetje potrebuje za izpolnitev pogodbenega razmerja, podjetje ne more izvesti naročila posameznika. S tem podjetje vedno pridobiva in nadalje obdeluje le osebne podatke, ki so potrebni za izpolnitev pogodbenega razmerja.

3.2. Obdelava na podlagi zakona

Pravna podlaga pomeni, da podjetje obdeluje osebne podatke posameznika za izpolnitev veljavnih pravnih obveznosti, ki jih nalaga zakonodaja. V Republiki Sloveniji so pravne obveznosti za obdelavo določenih osebnih podatkov določene predvsem z:

Zakon o davku na dodano vrednost ZDDV-1;

Zakon o davčnem postopku;

Zakon o gospodarskih družbah;

Zakon o računovodstvu;

Pravila o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost;

Slovenski računovodski standardi.

Če podjetje obdeluje osebne podatke posameznika, ki je opravil nakup ali naročilo storitve preko spleta, hrani račun 10 let (prav tako podatke posameznika/kupec na računu).

3.3. Obdelava na podlagi zakonitega interesa

Podjetje lahko obdeluje podatke na podlagi zakonitega interesa, ki ga zasleduje podjetje ali tretja oseba, razen kadar so takšni interesi preteženi z interesi ali temeljnimi pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se podatki, ki zahtevajo zaščito osebnih podatkov, nanašajo, zlasti kadar se podatki nanašajo na otroka. V primeru nadaljnje uporabe zbranih podatkov o posamezniku podjetje izvede oceno v skladu z Uredbo o varstvu osebnih podatkov. Takšna nadaljnja uporaba podatkov v pseudonimizirani ali agregirani obliki, na primer, predstavlja zakonito uporabo podatkov za trženje in druge poslovne ali tehnične analize podjetja.

V skladu z Uredbo o varstvu osebnih podatkov spada neposredno trženje tudi med zakonite interese. Za namene neposrednega trženja lahko podjetje brez soglasja ustvari individualne profile na podlagi osnovnih informacij o izbranih storitvah, kot so npr. vrsta ali specifične značilnosti izbrane storitve, čas izbire ali prejšnji tržni stiki s posameznikom, zlasti v zvezi z izraženim interesom ali pomanjkanjem interesa za določene storitve. Takšno osnovno profiliranje nikoli ne vključuje občutljivih podatkov. Posameznik se lahko pritoži na obdelavo v skladu s pravico do omejitve (točka 7.4).

Na podlagi zakonitega interesa lahko podjetje kontaktira posameznika, da izboljša storitev ali ugotovi njegovo zadovoljstvo s storitvami, tudi kadar to ni strogo potrebno za izvajanje pogodbe. Zaradi interesa posameznikov podjetje ne kontaktira tistih posameznikov, ki so se temu pritožili.

Podjetje ima zakonit interes, da hrani in nadalje uporablja podatke za analize in raziskave za trženje, poslovno načrtovanje in podobno, dokler ne poteče zakonsko predpisano obdobje hrambe.

3.4. Obdelava na podlagi soglasja za obdelavo osebnih podatkov

Izrecno soglasje je osnova za obdelavo osebnih podatkov, za katere podjetje nima pravne ali pogodbene pravne podlage. Na primer, soglasje se lahko nanaša na:

 – obveščanje o drugih ponudbah in storitvah podjetja, ki se izvaja izključno preko komunikacijskega kanala, ki ga izbere posameznik;
 – fotografiranje in snemanje dogodka ali delavnice z namenom predstavitve dejavnosti podjetja ter objave fotografij, videov in zvočnih posnetkov na spletni strani podjetja ter na profilih Facebook, Twitter, YouTube in Instagram.
 – Posameznik daje soglasje zase, v primeru otroka pa soglasje da en starš ali zakoniti zastopnik.

V teh primerih se obdelava osebnih podatkov izvaja v obsegu in za namene, ki jih dovoljuje izjava posameznika in preko dogovorjenih komunikacijskih kanalov, do preklica.

Če posameznik ne soglaša z zbiranjem in obdelavo osebnih podatkov za enega ali več namenov, navedenih v posameznem soglasju, to ne bo imelo nobenih posledic za podatke, katerih obdelava se izvaja na podlagi drugih pravnih podlag.

Osebni podatki, zbrani na podlagi soglasja, bodo obdelani le v okviru in za namen danega soglasja in ne bodo posredovani tretjim osebam, razen če je to izrecno navedeno v soglasju in posameznik soglaša, da se osebni podatki lahko posredujejo obdelovalcu, navedenemu v soglasju.

Posameznik lahko kadar koli prekliče soglasje za obdelavo osebnih podatkov tako, da se obrne na našo točko za varstvo podatkov (točka 8). Soglasje lahko prekličete z e-pošto, poslano na e-poštni naslov pod točko 1.

4. Kako dolgo se hranijo osebni podatki

Osebni podatki se hranijo v skladu z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov. Hranijo se le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, ali v skladu z zakonom. Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi osebnega soglasja posameznika, hranimo trajno, do preklica. Osebni podatki, ki jih obdelujemo na podlagi zakona ali pogodbenega razmerja, se hranijo tako dolgo, kot določa zakon.

Če se podatki obdelujejo na podlagi soglasja posameznika zaradi trženja podjetja, se podatki lahko obdelujejo v potrebnem obsegu, dokler je to potrebno za takšno trženje ali storitve.

Po poteku obdobja hrambe se osebni podatki učinkovito in trajno izbrišejo ali anonimizirajo, tako da jih ni več mogoče povezati s posameznikom.

5. Kako ščitimo osebne podatke

Uporabljamo tehnične in organizacijske varnostne ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nezakonitim ali nepooblaščenim dostopom ali uporabo ter tudi pred nenamerno izgubo ali poškodbo njihove celovitosti. Te ukrepe smo zasnovali ob upoštevanju naše IT infrastrukture, morebitnega vpliva na zasebnost posameznika in stroškov ter v skladu s trenutnimi industrijskimi standardi in praksami. Naši pogodbeni obdelovalci bodo obdelovali vaše osebne podatke le, če bodo spoštovali te tehnične in organizacijske varnostne ukrepe.

Vzdrževanje varnosti podatkov pomeni zaščito zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti osebnih podatkov:

 – zaupnost in celovitost: osebni podatki posameznikov bodo zaščiteni pred nepooblaščeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo;
 – razpoložljivost: zagotovili bomo, da imajo pooblaščeni obdelovalci dostop do osebnih podatkov le, kadar je to potrebno.

Naši varnostni postopki vključujejo varnost dostopa, varnostne kopije, spremljanje, revizijo in vzdrževanje, upravljanje varnostnih incidentov itd.

6. Kdo obdeluje osebne podatke

Glede na namene, za katere obdelujemo osebne podatke posameznikov, lahko te podatke razkrijemo naslednjim kategorijam obdelovalcev:

a) Zaposleni v podjetju.
b) Naši poslovni partnerji, od katerih zahtevamo, da spoštujejo veljavne zakone in politiko varstva osebnih podatkov ter da posvečajo veliko pozornosti zaupnosti osebnih podatkov:

 – oglaševalske, marketinške in promocijske agencije ter ponudniki, npr. MailChimp, Google (Google – samo identifikator piškotkov za ponovno trženje, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v Google AdWords, identifikator piškotkov za analizo v Google Analytics; Facebook – samo identifikator piškotkov za ponovno trženje, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v Facebook Custom Audiences), ki nam pomagajo izvajati in analizirati učinkovitost naših kampanj in promocij.
 – podjetja, ki izvajajo storitve za podjetje, tj. ponudnik računovodskih storitev
 – fizične in pravne osebe, ki so naši pogodbeni partnerji in zagotavljajo svetovalne ali posamezne storitve za podjetje z namenom izvajanja pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom (npr. partnerske agencije, hoteli, letalske družbe, prevozniki itd.);

c) Druge tretje osebe, kadar to zahteva zakon ali je pravno potrebno za zaščito:
 – podjetja (spoštovanje zakonov, zahtev organov, sodnih odredb, pravnih postopkov, poročil in obveznosti obveščanja organov itd.), preverjanje ali uveljavljanje skladnosti s politiko podjetja in dogovori;
 – pravic, premoženja ali varnosti podjetja in/ali njegovih strank v zvezi s korporativnimi transakcijami: v okviru prenosa ali razpolaganja z vsem ali delom svojega poslovanja ali drugače v zvezi z združitvami, konsolidacijami, spremembami nadzora, reorganizacijo podjetja.

Naši poslovni partnerji, navedeni zgoraj pod točko b), lahko obdelujejo osebne podatke posameznikov le v okviru naših navodil in jih ne smejo uporabljati za uresničevanje svojih interesov. Vsak posameznik se mora zavedati, da lahko obdelovalci, navedeni v točkah b) in c) zgoraj, zlasti ponudniki storitev, ki ponujajo storitve v okviru aplikacij in/ali preko svojih kanalov, ločeno zbirajo vaše osebne podatke. V tem primeru so sami odgovorni za njihovo obvladovanje in njihovo sodelovanje s posamezniki mora potekati v skladu z njihovimi pogoji.

7. Vaše možnosti in pravice glede vaših osebnih podatkov

Glede na namene, za katere obdelujemo osebne podatke posameznikov, lahko te podatke razkrijemo naslednjim kategorijam obdelovalcev:

a) Zaposleni v podjetju.
b) Naši poslovni partnerji, od katerih zahtevamo, da spoštujejo veljavne zakone in politiko varstva osebnih podatkov ter da posvečajo veliko pozornosti zaupnosti osebnih podatkov:

 – oglaševalske, marketinške in promocijske agencije ter ponudniki, npr. MailChimp, Google (Google – samo identifikator piškotkov za ponovno trženje, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v Google AdWords, identifikator piškotkov za analizo v Google Analytics; Facebook – samo identifikator piškotkov za ponovno trženje, e-poštni naslov za prikazovanje oglasov v Facebook Custom Audiences), ki nam pomagajo izvajati in analizirati učinkovitost naših kampanj in promocij.
 – podjetja, ki izvajajo storitve za podjetje, tj. ponudnik računovodskih storitev
 – fizične in pravne osebe, ki so naši pogodbeni partnerji in zagotavljajo svetovalne ali posamezne storitve za podjetje z namenom izvajanja pogodbenega razmerja med podjetjem in posameznikom (npr. partnerske agencije, hoteli, letalske družbe, prevozniki itd.);

c) Druge tretje osebe, kadar to zahteva zakon ali je pravno potrebno za zaščito:
 – podjetja (spoštovanje zakonov, zahtev organov, sodnih odredb, pravnih postopkov, poročil in obveznosti obveščanja organov itd.), preverjanje ali uveljavljanje skladnosti s politiko podjetja in dogovori;
 – pravic, premoženja ali varnosti podjetja in/ali njegovih strank v zvezi s korporativnimi transakcijami: v okviru prenosa ali razpolaganja z vsem ali delom svojega poslovanja ali drugače v zvezi z združitvami, konsolidacijami, spremembami nadzora, reorganizacijo podjetja.

Naši poslovni partnerji, navedeni zgoraj pod točko b), lahko obdelujejo osebne podatke posameznikov le v okviru naših navodil in jih ne smejo uporabljati za uresničevanje svojih interesov. Vsak posameznik se mora zavedati, da lahko obdelovalci, navedeni v točkah b) in c) zgoraj, zlasti ponudniki storitev, ki ponujajo storitve v okviru aplikacij in/ali preko svojih kanalov, ločeno zbirajo vaše osebne podatke. V tem primeru so sami odgovorni za njihovo obvladovanje in njihovo sodelovanje s posamezniki mora potekati v skladu z njihovimi pogoji.

7.1. Pravica do dostopa do podatkov

Vsak posameznik se lahko obrne na nas na e-poštni naslov, naveden pod točko 1, da izve, katere osebne podatke obdelujemo. Vsak posameznik ima pravico do dostopa do osebnih podatkov in dodatnih informacij o obdelavi osebnih podatkov, vključno z:

 – namenom obdelave;
 – kategorijami osebnih podatkov;
 – uporabniki in pravnimi osebami, katerim so bili osebni podatki razkrojeni ali bodo razkrojeni;
 – kadar je to mogoče, ocenjenim obdobjem hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merili, uporabljenimi za določitev obdobja hrambe;
 – obstojem pravice zahtevati od upravljavca, da popravi ali izbriše osebne podatke ali omeji osebne podatke v zvezi s posameznikom, na katerega se osebni podatki nanašajo, ali obstojem pravice do ugovora takšni obdelavi;
 – pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
 – kadar osebni podatki niso zbrani od posameznika, vse razpoložljive informacije, povezane z njihovim virom.

7.2. Pravica do popravka

Če posameznik ugotovi kakršno koli napako v svojih osebnih podatkih ali če ugotovi, da so ti podatki nepopolni ali napačni, lahko od podjetja zahteva, da brez nepotrebnega odlašanja popravi ali dopolni netočne ali nepopolne osebne podatke.

7.3. Pravica do izbrisa

Posameznik lahko zahteva, da se njegovi osebni podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Podjetje je dolžno izbrisati osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja:

 – ko osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali drugače obdelani;
 – če posameznik prekliče soglasje, ki je osnova za obdelavo osebnih podatkov in ni druge pravne podlage za obdelavo;
 – če posameznik ugovarja obdelavi na podlagi zakonitega interesa podjetja, pri čemer ni prevladujočih pravnih razlogov za obdelavo osebnih podatkov;
 – če posameznik ugovarja obdelavi za namene neposrednega trženja;
 – ko je treba osebne podatke izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu z zakonodajo EU ali slovenskim pravnim redom;
 – v primeru podatkov, ki so bili nepravilno zbrani od mladoletnika za uporabo informacijskega družbenega okolja, ki po veljavnem zakonu ne morejo posredovati takšnih podatkov.
(razen v nekaterih primerih, na primer, za dokazovanje transakcije ali če to zahteva zakon) – .

7.4. Pravica do omejitve

Vsak posameznik lahko zahteva omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kadar:

 – izpodbija točnost podatkov, za obdobje, ki omogoča podjetju, da preveri točnost osebnih podatkov;
 – je obdelava nezakonita in posameznik ugovarja brisanju osebnih podatkov in namesto tega zahteva, da se njihova uporaba omeji;
 – podjetje ne potrebuje več osebnih podatkov za namene obdelave, vendar jih posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, potrebuje za uresničevanje, izvajanje ali uveljavljanje pravnih zahtevkov;
 – posameznik je vložil ugovor glede obdelave, dokler se ne preveri, ali prevladujejo zakoniti razlogi podjetja nad razlogi posameznika.

7.5. Pravica do prenosljivosti podatkov

Vsak posameznik ima pravico prejeti osebne podatke, ki se nanašajo nanj, ki jih je posredoval podjetju, v strukturirani, splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ter ima pravico te podatke prenesti drugemu upravljavcu brez ovir s strani podjetja, kadar je obdelava na podlagi soglasja ali na podlagi pogodbe in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

7.6. Pravica do ugovora

Na podlagi razlogov, povezanih z njihovimi posebnimi okoliščinami, ima vsak posameznik pravico kadar koli ugovarjati obdelavi svojih osebnih podatkov na podlagi zakonitih interesov, ki jih zasleduje podjetje ali tretja oseba. V tem primeru podjetje preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže, da so razlogi za obdelavo potrebni in prevladujejo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, ali za uveljavitev ali obrambo pravnih zahtevkov. Ko se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima vsak posameznik pravico kadar koli ugovarjati obdelavi osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj za namene takšnega trženja, vključno s profiliranjem, če se to nanaša na takšno neposredno trženje. Če je neposredno trženje osnovano na soglasju, se pravica do ugovora lahko uveljavlja s preklicem danega soglasja.

8. Koga lahko kontaktiram, če imam vprašanja glede svojih osebnih podatkov

Organizirali smo kontaktno točko, ki bo obravnavala vaša vprašanja ali zahteve glede vaših osebnih podatkov (in njihove obdelave) ter uresničevanja vaših pravic. Lahko nam pošljete e-pošto na naslov, naveden pod točko 1.

Za zanesljivo identifikacijo pri uresničevanju pravic, povezanih z osebnimi podatki, lahko zahtevamo dodatne podatke od vas in lahko zavrnemo ukrepanje le, če dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

9. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Vsakdo ima pravico vložiti pritožbo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Pritožbe je treba poslati na e-poštni naslov, naveden pod točko 1. Imate tudi pravico vložiti pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava osebnih podatkov, povezanih z vami, krši slovenske ali EU predpise o varstvu osebnih podatkov. Če ste uveljavili pravico do dostopa do podatkov in po prejemu odločitve menite, da osebni podatki, ki ste jih prejeli, niso osebni podatki, ki ste jih zahtevali, ali da niste prejeli vseh zahtevanih osebnih podatkov, lahko v 15 dneh vložite utemeljeno pritožbo podjetju, preden vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu. Podjetje bo o pritožbi odločilo kot o novi zahtevi, v petih delovnih dneh po prejemu.